WEG ohne Verwalter – Hilfe beim Verwaltungsausfall
Wenn die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft plötzlich ausfällt, fehlt nicht nur ein Ansprechpartner. Häufig ist zunächst unklar, wer Zugriff auf die Konten und Unterlagen hat, welche Zahlungen anstehen und welche Fristen oder dringenden Vorgänge beachtet werden müssen.
Ich unterstütze Wohnungseigentümergemeinschaften in ganz Deutschland dabei, die tatsächliche Lage festzustellen und den weiteren Übergang vorzubereiten.
Erst klären, dann handeln
Ein Verwaltungsausfall erzeugt schnell den Eindruck, dass sofort gehandelt werden muss. Doch nicht jeder Vorgang ist dringend, und ein vorschneller Schritt kann die Lage zusätzlich erschweren.
Vielleicht liegt Ihnen eine offizielle Mitteilung des Gerichts, eines (vorläufigen) Insolvenzverwalters oder der Verwaltung vor. Vielleicht haben Sie bislang nur von möglichen Schwierigkeiten gehört. Oder die Verwaltung reagiert nicht mehr und wichtige Aufgaben bleiben liegen.
Ruhe bedeutet in dieser Lage nicht Untätigkeit. Sie bedeutet, zuerst festzustellen, was tatsächlich geschehen ist, welche Fristen wirklich bestehen und wer für die Gemeinschaft handeln kann. Erst danach lässt sich entscheiden, welche Schritte notwendig sind und in welcher Reihenfolge sie erfolgen sollten.
Zuerst den tatsächlichen Status feststellen
Wichtig ist zunächst, welche Person oder Gesellschaft als Verwalter bestellt ist und wer Vertragspartner des Verwaltervertrags ist. Ebenso muss geklärt werden, ob lediglich Schwierigkeiten oder ein Insolvenzantrag angekündigt wurden, ob bereits ein Verfahren läuft und ob die bisherige Verwalterbestellung und der Verwaltungsvertrag noch fortbestehen.
Auch eine ausbleibende Reaktion oder die Aussage, es gehe „nicht weiter“, beantwortet diese Fragen noch nicht eindeutig. Bevor die Gemeinschaft Entscheidungen trifft, muss der tatsächliche Stand herausgefunden werden.
Konten, Fristen und Handlungsfähigkeit
Außerdem ist zu klären, auf wessen Namen die Konten der Gemeinschaft geführt werden, wer derzeit darüber verfügen kann und ob es Anhaltspunkte für fehlende oder nicht korrekt gebuchte Gelder gibt.
Gleichzeitig muss festgestellt werden, welche Zahlungen, Verträge, Fristen und bereits begonnenen Maßnahmen weiterbearbeitet werden müssen. Wichtig ist auch, ob ein Verwaltungsbeirat mit Vorsitz besteht und wer für die Gemeinschaft tätig werden kann.
Was kurzfristig wichtig sein kann
Je nach Situation können insbesondere folgende Punkte dringlich sein:
– Zugriff auf Bankkonten (laufendes Hausgeld und Rücklagen),
– laufende Zahlungen, Versicherungen und Versorgungsverträge,
– offene Rechnungen, Forderungen und Fristen,
– bereits beauftragte Arbeiten oder laufende größere Maßnahmen,
– notwendige Beschlüsse oder eine Eigentümerversammlung,
– Sicherung und Übergabe der Verwaltungsunterlagen.
Welche Punkte zuerst bearbeitet werden müssen, hängt von der konkreten Lage der Gemeinschaft ab.
Übergang oder neue Verwaltung
Nach der ersten Sichtung kann ich einschätzen, welche Unterstützung möglich und sinnvoll ist. Je nach Lage kann es um die Vorbereitung eines geordneten Übergangs, eine vorübergehende Verwaltung oder die Übernahme der laufenden WEG-Verwaltung gehen.
Leistungsumfang, Dauer und Vergütung werden vor Beginn eindeutig vereinbart.
Was ich für eine erste Einschätzung benötige
Für den ersten Kontakt benötige ich keine vollständigen Angaben. Schildern Sie mir zunächst kurz, was passiert ist, wie groß die Gemeinschaft ist und ob eine offizielle Mitteilung oder eine dringende Frist vorliegt.
Hilfreich sind, soweit vorhanden:
– der Beschluss über die bisherige Verwalterbestellung und der Verwaltervertrag,
– Mitteilungen über Kündigung, Niederlegung, Insolvenz oder einen sonstigen Ausfall,
– Angaben zu den Bankkonten,
– eine Übersicht über dringende Zahlungen, Fristen und laufende Maßnahmen,
- die Angabe, ob ein Verwaltungsbeirat besteht und ob jemand dessen Vorsitz führt.
Fehlende Unterlagen sind bei einem Verwaltungsausfall nicht ungewöhnlich. Für die erste Einschätzung genügt, was tatsächlich vorhanden und bekannt ist.